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Diese Unterlagen können Sie in 2018  vernichten

Steuerpflichtige, insbesondere Kaufleute, sind gesetzlich verpflichtet, Unterlagen bzw. Belege aufzubewahren, wenn diese die Grundlage für die Buchführung und den Jahresabschluss bilden. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 oder 10 Jahre. Die folgenden schriftlich oder elektronisch erstellten Geschäftsunterlagen können somit im Jahr 2018 vernichtet werden:

• Buchungsbelege aus dem Jahr 2007 oder früher,

• Inventare, die bis zum 31. Dezember 2007 aufgestellt worden sind,

• Bücher, in denen die letzte Eintragung im Jahr 2007 oder früher erfolgt ist,

• Jahres-, Konzern- und Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die 2007 oder früher aufgestellt wurden,

• Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres,

• Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2011 und früher,

• erhaltene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, die 2011 oder früher erhalten oder versandt wurden oder

• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege aus 2011 oder früher.

Es gibt allerdings zahlreiche Ausnahmen, die auch nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht einer Vernichtung entgegenstehen. So dürfen die o.g. Unterlagen dann nicht vernichtet werden, wenn sie

• für eine begonnene Außenprüfung,

• für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,

• für ein schwebendes oder wegen einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,

• zur Begründung von Anträgen beim Finanzamt,

• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen oder

• für Vorsteuerberichtigungstatbestände von Bedeutung sind.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind Unterlagen außerhalb der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Das betrifft vor allem Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften, wie etwa Vermietungseinkünften, Kapitaleinkünften sowie Arbeitnehmer oder Rentner. Eine weitere Besonderheit gibt es für private Auftraggeber, die Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen diese Rechnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.   

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