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Neues zur ordnungsgemäßen Kassenführung 

Seit dem 01.01.2018 steht der Finanzverwaltung ein neues Prüfungsinstrument zur Verfügung, die sogenannte Kassennachschau. Diese ermöglicht es, zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen zu betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Bei vielen Steuerpflichtigen herrscht immer noch eine große Unsicherheit hinsichtlich der formellen Ordnungsmäßigkeit der eigenen Kassenführung. Diesen Umstand möchten wir zum Anlass nehmen, Ihnen einen aktuellen Überblick über die formellen Erfordernisse einer ordnungsgemäßen Kassenführung zu geben.

Was ist eine Kasse? 
Vereinnahmt ein Unternehmer Bargeld von einem Kunden oder führt er seinem Betrieb Bargeld zu, um damit betriebliche Zahlungen zu tätigen, so wird dieses Bargeld Betriebsvermögen, welches dem Umlaufvermögen des Betriebes des Steuerpflichtigen zuzuordnen ist. Da dieses Geld physisch vorhanden ist, wird es notwendigerweise auch physisch gelagert. Jedes Behältnis, in dem betriebliche Gelder gesammelt werden, erfüllt den steuerlichen Begriff der Kasse. Eine Kasse kann daher neben der typischen Ladenkasse im Geschäftslokal des Steuerpflichtigen auch eine Geldkassette, eine Geldbörse, ein Schuhkarton oder ein Tresor sein. Entscheidend ist, dass der Ort an dem die betrieblichen Gelder gelagert werden, selbst dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist, bzw. das Bargeld dazu bestimmt sein soll, dem Betriebsvermögen zu dienen.

Das Kassenbuch 
Auch die Formalien der Kassenführung sind zu beachten. Da Bargeld, welches dazu bestimmt ist, dem Betrieb zu dienen, zum Betriebsvermögen gehört, muss der Bargeldbestand in der Bilanz des Unternehmens aktiviert werden. Weiter fordert die Abgabenordnung, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten sind. Hieraus ergibt sich das Erfordernis, ein Kassenbuch oder einen Kassenbericht zu führen. 

 Wie ist das Kassenbuch zu führen? 
 Nach der Abgabenordnung sind Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

EC-Kartenzahlungen und Gutscheine
Bargeldlose Geschäftsvorfälle wie EC-Karten-Zahlungen oder Zahlungen mit Kreditkarten dürfen somit nicht im Kassenbuch oder in den Kassenberichten aufgezeichnet werden, da es sich gerade nicht um bare Geschäftsvorfälle handelt!
Dies gilt im Übrigen auch für in Zahlung genommene Gutscheine! Auch diese dürfen nicht in Kassenbuch erfasst werden, da hier tatsächlich kein Bargeld fließt.

Die Einzelaufzeichnungspflicht
Grundsätzlich müssen also alle Unternehmer ihre Umsätze einzeln aufzeichnen. Bilanzierende Betriebe müssen jeden Umsatz einzeln in ein Kassenbuch eintragen.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht
 Von der Einzelaufzeichnungspflicht gibt es nur eine Ausnahme. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt jedoch nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der Abgabenordnung, d.h. eine elektronische Registrierkasse, einsetzt. 

Der Kassenbericht 
Möchte ein Steuerpflichtiger von der Ausnahmeregelung zur Einzelaufzeichnungspflicht Gebrauch machen, erfordert dies, dass er seine Einnahmen retrograd mit Hilfe eines Kassenberichtes ermittelt. Hierbei wird der Bestand der Kasse am Ende des Geschäftstages gezählt und in die obere Zeile des Kassenberichtes eingetragen.

Registrierkassen
Beim Einsatz einer Registrierkasse ist die Kassenführung nur noch dann ordnungsgemäß, wenn die eingesetzten Registrierkassen den Anforderungen der Kassenrichtlinie entsprechen. Man sollte sich daher vom Hersteller der Kasse für diese die GoBD-Konformität der Kasse schriftlich bestätigen lassen.

Fazit:

Durch die ab 01.01.2018 mögliche Kassennachschau müssen bargeldintensive Betriebe zunehmend mit Prüfungen rechnen. Wer seine Kassenführung noch nicht im „Reinen“ hat, sollte schnellstmöglich handeln. Insbesondere sollte überprüft werden, ob man zur Einzelaufzeichnung verpflichtet ist und ob eine ggf. eingesetzte Registrierkasse GoBD-konform ist. Ist dies nicht der Fall, so sollte hier ein neues GoBD-konformes Gerät angeschafft werden. Die „Rückkehr“ zu einer offenen Ladenkasse ist nur für Unternehmer möglich, die eine Vielzahl von Waren an unbekannte Personen verkaufen. Handschriftliche Einzelaufzeichnungen werden kaum eine Option darstellen, so dass insbesondere Dienstleister, wie Gastronomen oder Friseure, um die Anschaffung einer GoBD-konformen Registrierkasse nicht herumkommen werden. Eine Alternative kann allerdings eine cloudbasierte Kassensoftwarelösung sein.

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